Gestión de sistemas de información y archivo

Módulo 1.- Sistemas de archivo y clasificación de documentos

Unidad 1: El archivo. Concepto y finalidad

• Definición de archivo 

• Clases de archivos 

• Sistemas de registro y clasificación de documentos 

  • Tipos de sistemas de clasificación 

  • Condiciones de los sistemas de clasificación 

  • Mantenimiento del archivo físico 

  • Principio de procedencia 

  • Definición de documento de archivo 

  • Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso 

  • Mantenimiento del archivo informático 

  • Procesos de conservación en los documentos digitales 

  • Selección de formatos 

  • Soportes utilizados en la conservación 

• Planificación de un archivo de gestión de la documentación 

  • Etapas de la planificación 

  • Planificación de un modelo archivístico 

  • Aspectos para la conservación permanente de un documento 

  • Recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra para la eliminación de documentos 

  • Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos 

• Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos 

  • Tipos de flujogramas 

  • ¿Cómo se construye un flujograma? 

  • Conversión para trazar los diagramas

Unidad 2: Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónico de la documentación

• Análisis de sistemas operativos 

  • Sistemas operativos más utilizados 

  • Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones 

• Gestión del sistema operativo 

• Gestión del sistema de archivos 

• Exploración o navegación 

• Procedimientos para usar y compartir recursos 

• Técnicas de diagnóstico y solución de problemas. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de la información. Normativa legal aplicable 

  • Copias de seguridad y mecanismos alternativos 

  • Programas maliciosos (malware) 

  • Normativa legal aplicable 

• Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo 

  • Estructura de un centro de documentación 

  • Tipos de servicios de difusión 

• Ventajas e inconvenientes del soporte informático frente a los soportes convencionales 

  • Intranet

  • Ventajas de los soportes electrónicos frente a los convencionales 

  • Ventajas e inconvenientes de los formatos papel y electrónico 

• Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas 

• Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación 

  • Qué debe reflejar un sistema de clasificación 

  • Cuadro de clasificación 

• Enfoques y sistemas de calidad en la gestión de la documentación 

  • Enumeración de factores de no calidad

Módulo 2.- Utilización de las bases de datos relacionales en el sistema de gestión y almacenamiento de datos

Unidad 1: Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina

• Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales 

  • Hardware

  • Soporte físico 

  • Dispositivos de almacenamiento 

  • Discos ópticos 

  • SSD

  • Memoria flash 

  • Multimedia Card (MMC) 

  • Secure Digital (SD) 

  • Software

  • Soporte lógico 

• Utilización de redes de área local (LAN) 

  • Ventajas

  • Tipos de redes de área local 

  • Tipología de las redes 

• Instalación de componentes físicos de comunicaciones 

  • Tipos de componentes: estación de trabajo, proxy y repetidor 

  • Tarjetas de red, módem, dispositivos USB y concentradores (hub) 

  • Servidores, gateways (pasarelas), router y switch (conmutadores) 

  • Tipos de acceso a redes 

• Procedimientos de mantenimiento 

  • Procedimientos de mantenimiento 

  • Estadios en la planificación del mantenimiento 

  • Niveles de información 

  • Periodicidad

  • Reposición de elementos fungibles 

  • Factores de riesgo 

  • Seguridad e integridad de la información 

  • Documentación de averías

• Unidad 2: Bases de datos relacionales no complejas.

• Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos 

  • Conceptos básicos y elementos de un SGBD 

  • Diccionario de datos 

  • Tipos de usuarios y funciones de las bases de datos 

  • Lenguajes de programación 

• Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos 

  • Atributos

  • Restricciones

  • Estructura de la base de datos 

  • Modelo entidad-relación 

  • Estructura y nomenclatura de las tablas en función del contenido 

  • Reglas de integridad referencial 

  • Consejos de implementación 

  • Control de redundancia de la información 

  • Determinación de personas administradoras responsables del sistema 

  • Claves y niveles de acceso a personas usuarias 

  • Restricción de datos 

  • Niveles de consulta, actualizaciones y generación de informes 

  • Tipos de datos 

  • Propiedades de los datos 

  • Sistemas y controles de seguridad
  • Mecanismos de control de acceso

Unidad 3: Búsqueda de la información de las bases de datos

• Tipos y estructura de una base de datos 

  • Tipos de bases de datos 

  • Estructura de una base de datos 

  • Tablas

  • Formularios

  • Consultas

  • Macros

  • Módulos

• Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión 

• Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo 

  • Ordenación

  • Filtrado

  • Filtros avanzados 

  • Validaciones

  • Formularios e informes 

  • Subtotales

  • Consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos 

  • Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de datos 

• Comandos. Conceptos generales 

• Los gráficos. Conceptos generales 

  • Tipología

  • Asistente para gráficos 

• Sistemas gestores de bases de datos. Definición 

• Funcionalidades de simplificación de datos 

  • Informes y formularios

Unidad 4: Búsqueda avanzada de datos. 

• Consultas. Elementos de lenguajes de consulta de datos
• Crear una consulta en vista diseño
• Consultas sencillas
• Concatenar campos
• Introducción de criterios 

  • Elementos para introducir criterios 

  • Criterios de ejemplo y su descripción 

  • Campos calculados 

  • Elementos de lenguajes de consulta de datos: SQL 

• Creación, desarrollo y personalización de formularios 

  • Autoformulario

  • Asistente de formularios 

  • Formulario en vista Diseño 

  • Sub formularios 

• Creación, desarrollo y personalización de informes 

  • Proceso a seguir para crear un informe 

• Creación y uso de controles 

  • Concepto y tipos 

  • Controles calculados 

  • Asistente para controles 

  • Asignación de acciones 

• Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes
  • Modos de visualización: vista Diseño y vista Formulario
  • Impresión de un formulario o informe

Unidad 5: Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos

• Creación de macros básicas 

  • Comandos disponibles en la vista Diseño del Generador de macros 

  • Grabar macro 

  • Ejecutar macro 

  • Crear una macro en modo Diseño 

  • Grupos de macros 

  • Crear una macro incrustada 

  • Asignación de macros a controles 

  • Editar una macro 

  • Generación y exportación de documentos HTML u otros
  • Páginas de acceso a datos
  • Importar o vincular datos y objetos
  • Importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access
  • Importar datos de otra base de datos de Access
  • Vincular a datos en otra base de datos de Access
• Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos
  • Visualizar barras de herramientas
  • Crear barras de herramientas
  • Comandos
  • Asociar barras de herramientas a formularios o informes
  • Opciones de inicio